การจัดระเบียบภายในของธุรกิจขนาดเล็ก
--------------------------------------------------------------------------------
เจ้าของกิจการธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ต่างมองว่า การจัดระเบียบภายในเป็นเรื่องไม่มี
ความสำคัญ แต่ไม่จำเป็นต้องไปเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์หลาย ๆ คนมักจะคิดว่า กิจการของตนมีคนเกี่ยวข้องทำงานกันอยู่เพียงสองหรือสามคน จึงไม่จำเป็นต้องจัดองค์การหรือวางระเบียบอะไรเลยก็ไม่น่าจะมีปัญหายุ่งยากประการใด ทั้งนี้เพราะแต่ละคนต่างฝ่ายต่างก็รู้กันอยู่ชัดเจนแล้วว่าใครต้องทำอะไรบ้าง แต่ในสภาพที่เป็นจริงนั้น เจ้าของกิจการขนาดเล็กทุกคนควรจะต้องตระหนักเสมอว่า ธุรกิจใด ๆ แม้จะมีขนาดเล็กขนาดไหนก็ตาม ทุกแห่งต่างก็ยังคงต้องมีหน้าที่ที่จำเป็นต้องทำหลาย ๆ ประการด้วยกัน คือ งานด้านการตลาด การบัญชีและการเงิน การบริหารงานบุคคล การผลิตหรือการดำเนินงานต่าง ๆ การบริหารทั่ว ๆ ไป และการจัดซื้อ ซึ่งจะเห็นได้ว่ามีอยู่มากมายหลายหน้าที่งานด้วยกัน ดังนั้น ถ้าหากงานต่าง ๆ เหล่านี้ ล้วนแต่เป็นสิ่งจำเป็นต้องทำและมีอยู่มากอย่างด้วยกันแล้ว วิธีการที่จะช่วยป้องกันมิให้เกิดการหลงลืมรวมทั้งช่วยป้องกันมิให้งานบางอย่าง เกิดปัญหาการทำงานก้าวก่ายซ้ำซ้อนกันด้วยก็คือ เจ้าของกิจการธุรกิจขนาดเล็กจะต้องทำการจัดระเบียบองค์การภายในให้ดีเอาไว้
ถ้าหากเจ้าของกิจการธุรกิจขนาดเล็กได้จัดระเบียบงานภายในองค์การแล้ว ปัญหาที่เคยเกิด เช่น การหลงลืมไม่ได้ชำระค่าน้ำ ค่าไฟ รายการสั่งซื้อที่ถึงกำหนด การขาดคนรับผิดชอบสั่งวัตถุดิบมาใช้ตามเวลาที่ต้องการจนทำให้ของขาดมือ หรือการลืมเรียกเก็บหนี้ที่ถึงกำหนดชำระ ก็จะไม่เกิดขึ้นอีกต่อไปการจัดระเบียบภายในจึงช่วยบรรเทาภาระและผ่อนคลายให้กับเจ้าของกิจการได้เป็น อันมาก หากปราศจากการจัดระเบียบที่ดีเข้ามาช่วย เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กเหล่านั้นคงต้องสูญเสียเวลามากขึ้นเรื่อย ๆ กับการต้องคอยแก้ปัญหาที่นับวันมีแต่จะเพิ่มทวีคูณ และก่อความเสียหายได้มากกว่าก่อน
นอกเหนือจากนี้ การจัดระเบียบองค์การของธุรกิจ ยังเป็นเครื่องช่วยให้พนักงานเข้าใจถึงหน้าที่งานต่าง ๆ ได้ชัดเจนว่ามีการแบ่งงานกันอย่างไร ใครต้องรับผิดชอบทำอะไร และใครจะต้องรายงานขึ้นตรงต่อใครบ้าง ซึ่งเป็นธรรมชาติของพนักงานทุกคนที่ต้องการทราบว่า พวกเขาเหล่านั้นจะต้องรับผิดชอบขึ้นตรงต่อใคร เขาควรจะต้องทำอะไรบ้าง และเขากำลังทำหน้าที่อยู่ในส่วนไหนของธุรกิจนั้น ๆ ถ้าหากปราศจากโครงสร้างการแบ่งงานที่ชัดเจนแล้วโอกาสที่จะเกิดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อนย่อมจะเกิดได้ง่าย ความไม่เข้าใจกันจะเกิดขึ้นระหว่างกันตลอดเวลา ซึ่งในที่สุดก็จะกระทบต่อขวัญและกำลังใจในการทำงานของพนักงานในบริษัทโดยที่ธุรกิจขนาดเล็กมีจำนวนคนที่ทำงานอยู่ด้วยกันไม่มากนัก ดังนั้นพนักงานแต่ละคนจึงต่างก็จะมีคุณค่า และมีความหมายความสำคัญต่อความอยู่รอดของกิจการได้มากเป็นพิเศษ การเสริมสร้างขวัญกำลังใจในการทำงานและการทำงานให้พนักงานเกิดความผูกพันรักกิจการด้วยนั้น นับว่าเป็นงานที่สำคัญยิ่งที่ต้องทำให้เกิดขึ้นให้ได้ การจัดองค์การภายในให้เป็นระบบที่ชัดเจน จึงย่อมช่วยให้การดำเนินงานทางธุรกิจต่าง ๆ ถูกจัดขึ้นอย่างเป็นระเบียบและเห็นได้ชัดซึ่งจะช่วยให้กิจการดำเนินไปได้โดยมีประสิทธิภาพการทำงานสูงตลอดเวลาด้วย
6.1 หลักและวิธีปฏิบัติที่เกี่ยวกับการจัดองค์การ
ตามความเป็นจริงแล้ว กิจการธุรกิจแต่ละแห่งต่างก็จะมีลักษณะเป็นเอกลักษณ์ของตนเอง และโครงสร้างขององค์กรจะจัดขึ้นมาอย่างไรนั้น จะขึ้นอยู่กับบุคลิกภาพของเจ้าของกิจการเป็นสำคัญ แต่อย่างไรก็ตาม ในทางหลักวิชาแล้ว การจัดองค์การจะมีหลักพื้นฐานบางประการที่สามารถนำมาใช้เป็นแนวทางประกอบการพิจารณาเพื่อจัดองค์การได้ ดังนี้
1. หลักการจัดองค์การที่สำคัญประการแรก คือ หลักว่าด้วยการมีผู้บังคับบัญชาคนเดียว (Unity of Command) หรือเรียกสั้น ๆ ว่าหลักว่าด้วยเอกภาพในการบังคับบัญชา ซึ่งภายใต้หลักเกณฑ์ข้อนี้จะต้องถือหลักว่า พนักงานทุกคนต่างจะต้องมีผู้บังคับบัญชาหรือนายที่จะต้องขึ้นตรงเพียงคนเดียวเสมอเมื่อใดก็ตามที่พนักงานต้องรับผิดชอบรายงานผลการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายต่อนายสองคนหรือมากกว่าแล้ว หากนายทั้งสองสั่งงานขัดแย้งกันไปคนละทางพนักงานผู้รับคำสั่งก็จะเกิดความสับสนและอึดอัดใจ ทำให้ทำอะไรไม่ถูก ซึ่งเป็นจริงตามภาษิตโบราณที่ว่า ข้าสองเจ้าบ่าวสองนาย ที่แสนจะลำบากใจนั่นเอง
2. หลักการจัดองค์การประการที่ 2 ก็คือ ต้องให้มั่นใจว่าได้มีการมอบหมาย อำนาจหน้าที่ในการทำงานเท่ากับขนาดความรับผิดชอบ เสมอทั้งนี้ก็เพื่อให้ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือผู้ร่วมงานทุกคนสามารถทำงานที่มอบหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะถ้าหากมิได้มีการมอบหมายอำนาจหน้าที่ในการทำงานอย่างเพียงพอแล้ว ผู้ที่มอบงานก็จะขัดข้องด้วยปัญหาต่าง ๆ จนทำให้การทำงานตามความรับผิดชอบให้เสร็จลุล่วงไปไม่ได้ ข้อขัดข้องของการได้รับมอบอำนาจหน้าที่น้อย อาจเป็นไปในทางต่าง ๆ เช่น ให้มีอำนาจใช้งบประมาณค่าใช้จ่ายน้อยกว่าหรือไม่พอกับภาระงานที่ต้องทำ หรืออาจไม่มีสิทธิใช้รถหรือยานพาหนะอื่น ทั้ง ๆ ที่งานที่ปฏิบัติจะต้องมีการเดินทางออกไปติดต่อลูกค้าเป็นประจำ เป็นต้น ทำนองเดียวกัน ถ้าหากหัวหน้างานฝ่ายขายที่คุมทีมพนักงานขาย เพื่อรับผิดชอบงานขายในจังหวัด ซึ่งเขาย่อมต้องรับผิดชอบในความสำเร็จของงานขายด้วยนั้น เขาย่อมจะต้องได้รับมอบอำนาจหน้าที่ในการจัดแบ่งเขตพื้นที่การขายได้ด้วยตัวเขาเอง นอกจากนี้อำนาจในการให้รางวัลหรือความดีความชอบ หรืออำนาจในการสั่งลงโทษหรือโยกย้ายการเปลี่ยนพนักงานขาย ก็จะเป็นสิ่งจำเป็นที่จะช่วยให้เข้าบริหารงานตามความรับผิดชอบได้
ด้วยเหตุผลต่าง ๆ ดังกล่าวจึงต้องให้แน่ใจเสมอว่า สมาชิกขององค์การทุกคนจะต้องได้รับมอบอำนาจในการทำงานมากพอเพียงและสมดุลกัน ที่เขาจะต้องใช้เพื่อทำงานนั้น ๆ ให้เสร็จได้ การมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้มากไป หรือขาดการมอบหมายความรับผิดชอบตามไปด้วยแล้ว ความสูญเสียสิ้นเปลืองและการใช้จ่ายสุรุ่ยสุร่ายก็จะเกิดขึ้นได้ง่าย แต่ในทางกลับกัน หากมีแต่ความรับผิดชอบแต่ขาดแคลนอำนาจหน้าที่ ผลก็จะทำให้พนักงานเกิดความสับสนอึดอัดใจและไม่สามารถทำให้งานนั้นเสร็จได้
3. หลักการจัดองค์การประการที่ 3 คือ การมอบหมายงาน (Delegating) นับเป็นหลักการบริหารที่สำคัญที่ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพ การมอบหมายงาน คือ วิธีการมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้กับบุคคลอื่น เพื่อให้บุคคลนั้นทำการตัดสินใจ และดูแลการปฏิบัติงานในส่วนที่เป็น รายละเอียดต่าง ๆ ด้วยตัวเขาเอง
การมอบหมายงานนี้นับว่าเป็นส่วนที่มีความสำคัญมากที่สุด แต่การปฏิบัติเกี่ยวกับเรื่องนี้กลับเป็นปัญหาที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหลาย ๆ แห่ง มักจะบกพร่องมิได้ทำหรือทำไม่สำเร็จ อันเป็นปัญหาทำให้การบริหารงานด้อยประสิทธิภาพไปอย่างหนักใจ ทั้งนี้สาเหตุอาจเป็นไปโดยมิได้ตั้งใจเป็นส่วนใหญ่ กล่าวคือ ขณะที่ผู้บริหารที่เป็นเจ้าของกิจการขนาดเล็กได้ก้าวเข้าไปในการทำธุรกิจในฐานะที่เป็นเจ้าของหรือเป็นนายตั้งแต่ตอนแรกเริ่มนั้น นานวันเข้าภายหลังจากที่ได้ทุ่มเททำงานด้วยตนเองอย่างหนักมานาน ครั้นมีการจ้างคนเข้ามาช่วยทำงานด้านต่าง ๆ ตัวผู้บริหารนั้นเองกลับไม่เต็มใจหรือเกิดความลังเลใจที่จะแบ่งอำนาจหน้าที่ให้กับคนอื่นไปตัดสินใจหรือทำแทน นานวันไปหากไม่เคยมีการมอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้สำเร็จสักครั้งแล้ว เจ้าของกิจการธุรกิจขนาดเล็กนั้นมักจะกลายเป็นผู้กุมอำนาจไว้คนเดียวอย่างแน่นหนา ซึ่งก็ยิ่งก่อให้เกิดปัญหามากขึ้น ทำให้งานมากระจุดและคั่งค้างอยู่ที่จุดเดียว จนเป็นอุปสรรคให้ธุรกิจขยายต่อไปไม่ได้ เพราะการยิ่งไม่มอบหมายงานก็ยิ่งทำให้เจ้าของกิจการนั้น ๆ มีความรู้สึกมั่นใจในตัวเองมากยิ่งขึ้น ซึ่งยิ่งทำให้เป็นอุปสรรคทำให้งานต่าง ๆ ต้องตกอยู่ในคนคนเดียว การจ้างคนเข้ามาจึงไม่เป็นประโยชน์กับตัวเจ้าของที่เป็นผู้จ้าง และก็ไม่เป็นประโยชน์แก่ผู้ถูกจ้างด้วย เพราะเขาเหล่านั้นก็จะอึดอัดใจทำอะไรไม่ได้เพราะไม่มีอะไรจะทำ เนื่องจากงานทุกอย่างยังคงรวมศูนย์ที่ตัวเจ้าของ โดยไม่มีการแยกหรือปล่อยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้ลองทำด้วยตัวเองบ้างวิธีการมอบหมายงานที่ดีนั้น คือ ควรให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคนมีโอกาสได้ทราบถึงหน้าที่งาน ความรับผิดชอบ อำนาจหน้าที่และความสัมพันธ์ต่าง ๆ อย่างแจ้งชัดด้วยลายลักษณ์อักษร และทุกคนควรได้รับการบอกกล่าวชี้แจงให้ทราบว่า แต่ละคนสามารถทำอะไรหรือไม่อาจทำอะไรได้บ้าง การเขียนคำบรรยายงานที่ชัดเจนเป็นหลักฐาน จึงเป็นสิ่งดีที่จะช่วยเป็นแนวทางและทิศทางให้กับพนักงาน หลักปฏิบัติที่สำคัญที่การมอบหมายงานจะเกิดผลจริงก็คือ เมื่อเจ้าของกิจการมอบหมายงานไปแล้วจะต้องปฏิบัติจริง โดยต้องฝืนตนเองไม่เข้าไปกำกับทำสิ่งต่าง ๆ ด้วยตนเองในสิ่งที่มอบหมายให้ผู้ใต้บังคับบัญชารับไปทำแทนแล้ว แต่ทั้งนี้ควรติดตามดูห่าง ๆ เพื่อให้ทราบความเป็นไปของงานเป็นระยะ จะเป็นการช่วยให้ทราบข้อปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น ซึ่งจะได้ช่วยเหลือแนะนำแก้ไขได้ทันท่วงที เพื่อให้งานสำเร็จลงได้ด้วยตัวของผู้ใต้บังคับบัญชาเอง แต่ทั้งนี้ก็เนื่องด้วยการแนะนำช่วยเหลือเฉพาะเรื่องยาก ๆ ในบางเรื่องจากเจ้าของเท่านั้น
6.2 แนวทางการจัดระเบียบองค์การของกิจการธุรกิจขนาดเล็ก
การจัดองค์การของกิจการ คือ กระบวนการที่เกี่ยวกับการจัดโครงสร้างขององค์การให้ สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของกิจการ เหมาะกับทรัพยากรที่มีอยู่และเข้ากันได้กับสภาพแวดล้อมขององค์การที่เป็นอยู่ในขณะนั้น
โครงสร้างขององค์การที่จัดทำขึ้นก็คือ การจัดแบ่งงานและตำแหน่งงานต่าง ๆ ให้มีความเป็นระเบียบและให้สามารถเกี่ยวข้องสัมพันธ์ต่อกัน โดยรวมเป็นอันเดียวกันได้ตลอดเวลา โครงสร้างขององค์การใด ๆ ก็ตามต่างก็จะมีการระบุให้ทราบถึงวิธีการจัดแบ่งกิจการต่าง ๆ และชี้ให้เห็นด้วยว่างานที่แบ่งเหล่านั้นต้องสัมพันธ์ต่อกันอย่างไร เช่น งานใดต้องประสานกับงานใดและงานใดต้องเริ่มต้นก่อนและต้องส่งต่อให้ใครทำต่อไป เป็นต้น นอกจากนี้โครงสร้างยังมีการจัดระบบขึ้นของการบังคับบัญชา โดยแสดงให้เห็นถึงโครงสร้างของอำนาจหน้าที่ต่าง ๆ ที่มีอยู่ในองค์การ อีกด้วย
ด้วยโครงสร้างองค์การนี้เอง ที่จะช่วยให้องค์การมีระเบียบเกิดความมั่นคงและทำงานต่อเนื่องไปได้ ซึ่งจะทำให้องค์การเกิดประสิทธิภาพ และสามารถประสานการทำงานเกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมได้ด้วยสำหรับขั้นตอนการจัดองค์การ จะประกอบด้วยขั้นตอนหลายขั้นด้วยกัน คือการพิจารณาดูให้ทั่วเกี่ยวกับงานที่จำเป็นต่าง ๆ ที่จะช่วยให้องค์การบรรลุเป้าหมายได้
2. จัดแบ่งงานทั้งหมดให้แยกออกจากกันเป็นหน่วยย่อยต่าง ๆ ซึ่งเหมาะสมที่จะให้คนใดคนหนึ่งหรือกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งรับไปทำ
3. จัดรวมกลุ่มงานของสมาชิกฝ่ายต่าง ๆ ของกิจการให้เป็นกลุ่มก้อนที่มีประสิทธิภาพเหมาะแก่การปฏิบัติ การรวมกลุ่มงานเข้าด้วยกันนี้ มักนิยมเรียกว่า เป็นขั้นตอนของการจัดแผนงานจัดวางกลไกที่จะใช้เพื่อประสานการทำงานของสมาชิกฝ่ายต่าง ๆ ในองค์การ ติดตามดูถึงคงวามมีประสิทธิภาพขององค์การและการปรับปรุงแก้ไข
โดยการปฏิบัติตามขั้นตอนการจัดองค์การข้างต้นนี้ ผู้ประกอบกิจการธุรกิจขนาดเล็ก จ
สามารถพัฒนาโครงสร้างองค์การขึ้นมาใช้รองรับเป้าหมายของกิจการ สนับสนุนให้มีความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน และช่วยให้เกิดความมั่นใจว่าความพยายามต่าง ๆ ที่กระทำลงไปนั้น ต่างก็จะมุ่งสู่ทิศทางร่วมอันเดียวกัน
6.3 เกณฑ์ที่ใช้ในการจัดแผนกงาน
ในการจัดกลุ่มงานให้เป็นหน่วย ๆ หรือเป็นแผนก ๆ นั้น ธุรกิจขนาดเล็กต่างก็จะประสบปัญหาที่ยุ่งยากที่ไม่อาจตกลงใจได้ว่าจะแบ่งตามเกณฑ์ใดจึงจะดีในเรื่องนี้การพิจารณาจะขึ้นอยู่กับปัจจัยต่าง ๆ หลายประการด้วยกัน คือ ขึ้นอยู่กับความชอบของผู้ประกอบการ ชนิดของอุตสาหกรรม และสภาแวดล้อม ภายนอกที่มีผลกระทบต่อบริษัท อย่างไรก็ตาม เกณฑ์ที่ใช้ในการแบ่งงานที่สำคัญและที่ใช้กันมาก คือ
1. การจัดแบ่งตามหน้าที่งาน (Function ) นั่นคือ งานที่ต้องอาศัยทักษะความชำนาญในการปฏิบัติที่เหมือน ๆ กัน จะถูกนำมารวมกลุ่มเข้าเป็นหน่วยต่าง ๆ อาทิ แผนกการผลิต แผนกการตลาด และแผนกการเงิน เป็นต้น การนำเอางานที่เหมือนกันมารวมไว้ด้วยกันเช่นนี้ จะเอื้ออำนวยให้การทำงานต่าง ๆ เกิดประสิทธิภาพ ทั้งนี้เพราะวิธีนี้จะช่วยให้มีการทุ่มเทความสามารถในด้านนั้น ๆ ไว้ในจุดเดียวกัน โดยในขณะเดียวกัน ยังช่วยให้เกิดการช่วยเหลือแลกเปลี่ยนความสามารถระหว่างกันอีกด้วย
2. การจัดแบ่งตามผลิตภัณฑ์ (Product) กิจกรมทางด้านการผลิตหรือการขาย อาจนำมาจัดรวมเป็นกลุ่มตาม ผลิตภัณฑ์ ได้เช่นกัน เช่น การแบ่งเป็นแผนกเย็บเสื้อผ้า แผนกเย็บเสื้อผู้ชาย และแผนกเย็บเสื้อผู้หญิง เป็นต้น ข้อดีของวิธีนี้ คือ การแบ่งแยกและควบคุมตามผลิตภัณฑ์หรือกลุ่มผลิตภัณฑ์นี้จะเป็นประโยชน์ที่จะช่วยให้สามารถวัดยอดขาย หรือส่วนแบ่งตลาดได้อย่างชัดเจน
3. การจัดแบ่งตามชนิดของลูกค้า ( Type of Customer ) เช่น ลูกค้าตลาดหนังสือพิมพ์ อาจใช้วิธีแบ่งแยกเป็นกลุ่มลูกค้าประเภทโรงเรียน มหาวิทยาลัย กลุ่มบุคคลวิชาชีพต่าง ๆ และผู้อ่านที่เป็นชาวบ้านทั่ว ๆ ไป ซึ่งวิธีการที่จะเข้าไปถึงตลาดที่เป็นของลูกค้าแต่ละกลุ่มเหล่านี้ ต่างก็จะมี กลยุทธ์ที่แตกต่างกันออกไป
4. การจัดแบ่งตามกระบวนการ ( Precess ) กิจการที่เป็นธุรกิจขนาดเล็กส่วนมาก มักจะนิยมจัดองค์การตามกระบวนการในการทำงานมากที่สุด เช่น การแบ่งออกเป็นแผนกตัดโลหะ แผนกกลึงและเชื่อม แผนกทาสีและแผนกประกอบ เป็นต้น
อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติ กิจการส่วนมากมักจะใช้วิธีการผสมผสานระหว่างวิธีต่าง ๆ หลายวิธี เพื่อที่จะให้วัตถุประสงค์ต่าง ๆ ของกิจการสำเร็จผลลงได้ด้วยดี ความจริงข้อนี้นับว่าเป็นจริงที่สุด ทั้งนี้เพราะในขณะที่ธุรกิจกำลังเจริญเติบโตขึ้น และโครงสร้างองค์การที่ใช้อยู่ในปัจจุบันขาดความเหมาะสมและเริ่มจะกลายเป็นอุปสรรค มากกว่าที่จะช่วยให้การทำงานบรรลุเป้าหมายได้แล้ว ดังนี้เจ้าของกิจการจะต้องคอยสังเกตดูว่า โครงสร้างองค์การที่ใช้อยู่เริ่มล้าสมัย ไม่เหมาะกับการใช้งานแล้วหรือเปล่า ซึ่งเมื่อได้พบอาการดังกล่าว ก็จะต้องเร่งทำการเปลี่ยนแปลง ให้การจัดโครงสร้างเป็นไปอย่างเหมาะสมกับฐานะปัจจุบันของกิจการ การมองข้ามและมิได้ติดตามหรือ ปรับตัว จะมีผลให้โครงสร้างองค์การกลายเป็นอุปสรรคต่อการเติบโตของกิจการได้
|
