 |
การใช้อีเมล์ E-mail
การใช้อีเมล์ E-mail ที่จะกล่าวต่อไปนี้เป็นการใช้บริการจาก Mail Server ของผู้เปิดให้บริการทั่ว ๆ ไป E-mail เป็นบริการที่มีการใช้งานบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ใช้ประโยชน์ในการรับ - ส่งข่าวคราวถึงกัน ในลักษณะของข้อความ หรือ File ที่ได้จากคอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็น File ข้อความ, File ภาพนิ่ง, File ภาพเคลื่อนไหว, File เสียง, หรือ Program File ซึ่งสามารถส่งแนบไปพร้อมกับการส่งเมล์ โดยผู้ให้บริการไม่คิดค่าใช้จ่ายจากผู้ใช้บริการ
จะเสียเพียงค่าโทรศัพท์และค่าเวลาของบริการอินเทอร์เน็ตเท่านั้น การรับและส่งไม่ผูกพันกับที่อยู่ทางภูมิศาสตร์
ไม่ต้องรอคอยรับอยู่ที่บ้านหรือหน้าเครื่องคอมพิวเตอร์ คือจะส่งหรือรับอยู่ที่ใด ๆ ก็ได้ ที่มีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่สามารถล๊อกอินเข้าสู่เครือข่ายอินเทอร์เน็ตได้ ในปัจจุบันสามารถรับและส่ง E-mail จากโทรศัพท์มือถือรุ่นใหม่ ๆ ได้ด้วย
ในการส่ง E-mail ใช้เวลาเดินทางเป็นวินาที จดหมายหนึ่งฉบับส่งถึงผู้รับในคราวเดียวพร้อมกันได้ไม่จำกัดจำนวนผู้รับ โดยจ่าหน้าถึงผู้รับแล้วคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ( , ) หรือจะเพิ่มในช่องสำเนาก็ได้ และในการเพิ่มชื่อผู้รับในช่องสำเนาถึงผู้รับจำนวนมาก ก็คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคเช่นเดียวกัน ในการเพิ่มชื่อผู้รับในช่องสำเนาจะเป็นลักษณะจดหมายเวียน ผู้รับจะได้รับจดหมายข้อความเดียวกันทุกคน ในการเพิ่มชื่อในช่องสำเนาจะมีทั้งสำเนาแบบเปิดเผย (Cc:) และแบบซ่อน (Bcc:) ในแบบเปิดเผยทุกคนที่ได้รับ E-mail จะทราบว่าผู้ส่งส่งถึงใครบ้างในจดหมายฉบับเดียวและเวลาส่งเดียวกัน ส่วนแบบซ่อน ผู้ที่ได้รับ E-mail จะทราบเพียงว่าผู้ส่งได้ส่งถึงเฉพาะตัวผู้รับเองเท่านั้นแม้ว่าผู้ส่งจะส่ง E-mail ถึงใครหลายคนด้วยจดหมายข้อความเดียวกันก็ตาม
ในรายการเมล์ Mailling List ทันทีที่ล๊อกอินเข้าสู่ Mail Server ผู้รับจะทราบได้ทันทีว่ามีจดหมายถึงตัวเองกี่ฉบับ ที่มาใหม่ยังไม่ได้อ่านกี่ฉบับ ฉบับที่ยังไม่ได้อ่านก็จะมีสัญลักษณ์ไว้ให้เป็นที่สังเกตว่ายังไม่ได้อ่าน ทำให้เกิดความสะดวกในการเปิดอ่าน เมื่ออ่านแล้วจะลบทิ้งหรือจะเก็บไว้ก่อนก็ได้ แต่ถ้าจดหมายใดไม่มีความสำคัญที่จะเก็บไว้ก็ควรที่จะลบออกจาก Mail Box เพราะจะทำให้ Mail Box มีพื้นที่ที่จะรับจดหมายได้อีก ถ้าหากไม่มีการลบจดหมายเลยนานเข้าก็จะทำให้รับจดหมายที่มาใหม่ไม่ได้ สาเหตุก็เนื่องจาก Mail Box เต็ม (พื้นที่ของ Mail Box จะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ Mail Server กำหนดไว้)
|
การรับและส่งเมล์
ถ้ารับเมล์แล้วข้อความที่ได้ไม่สามารถแสดงเป็นตัวอักษรให้อ่านได้ ผู้รับเมล์จะต้องคัดลอกข้อความของเมล์ที่ได้รับ แล้วไปเปิดโปรแกรมที่มีความสามารถที่จะจัดการเกี่ยวกับรูปแบบตัวอักษร (Text Font ) เช่น Notepad, Wordpad, Microsoft Word, หรือโปรแกรมอื่นๆ นำไป Paste ลงโปรแกรมดังกล่าว แล้วทำการเปลี่ยน Font ของตัวอักษรใหม่ ก็จะทำให้อ่าน เมล์นั้นได้หากยังไม่ได้อีกก็ให้บันทึกลงไว้ใน Drive A ด้วยโปรแกรมดังกล่าว แล้วนำแผ่นดิสก์ไปขอเปิดจากเครื่องที่มี Font ตัวอักษรที่ตรงกัน หรือไม่ก็ให้หา Font ตัวอักษรมาเพิ่มไว้ในเครื่องที่เราใช้งาน
ในการส่งเมล์ควรมีการเตรียมข้อความจาก โปรแกรม Notepad, Wordpad, Microsoft Word, หรือโปรแกรมอื่นๆ ตรวจข้อความว่าใช้คำได้ถูกต้อง สะกดถูกต้อง พิมพ์ตก พิมพ์ผิด แล้วบันทึกไว้ก่อนเริ่มใช้งานอินเทอร์เน็ต พอเริ่มใช้อินเทอร์เน็ต Log in เข้าสู่ Mail Server แล้วจึงไปก๊อบปี้ข้อความที่เตรียมไว้ มา Paste ลงในช่องกรอกข้อความของ E-mail แล้วจึงกดส่ง จะทำให้ประหยัดเวลาและได้ข้อความที่มีความสมบูรณ์ในการส่งเมล์
หากมีการส่งแนบไฟล์หลาย ๆ ไฟล์เช่นไฟล์รูปภาพ เพื่อส่งให้ผู้รับให้สร้าง Folder เพื่อเก็บไฟล์ไว้ก่อน แล้วใช้โปรแกรมบีบอัดทั้ง Folder ให้เป็นไฟล์บีบอัด เช่น ซิปไฟล์ แล้วจึงส่ง แต่ต้องไม่เกินหน่วยความจำที่ Mail Server แต่ละรายกำหนดไว้
นอกจากจะส่ง E-mail ถึงผู้รับอื่นแล้ว ยังสามารถส่งเมล์ให้กับตัวเองได้ด้วย ประโยชน์ก็คือเวลาทำงานเร่งด่วนและมีความจำเป็นจะนำงาน หรือไฟล์ที่ทำไว้ไปใช้งานในต่างจังหวัดหรือที่อื่น แต่ไม่มีแผ่น Diskette เพื่อบันทึกข้อมูลนั้นไป ก็ส่งเมล์แนบไฟล์ที่เราต้องการให้เข้าไปไว้ใน Mail Box ตามที่อยู่ E-mail address ของตัวเอง จากนั้นเมื่อไปถึงสถานที่ใช้งานก็ไปเปิดเมล์ของตัวเอง เพื่อนำไฟล์ที่ attach ไปกับเมล์นั้นมาใช้งานได้
หลังจากที่เราส่งเมล์ไปแล้ว หาก E-mail address ที่เราส่งไปนั้นไม่มีชื่อตามที่ส่งไป Mail Server ปลายทางจะแจ้งกลับมาให้เราได้ทราบด้วยว่าไม่มีชื่อผู้รับตามที่เราส่งไป เราก็จะต้องตรวจสอบว่าเราพิมพ์ชื่อผู้รับผิดพลาดหรือ Domain Name ผิด
|
|